E-facturatie: voldoet u aan de regelgeving?

E-facturatie: wat houdt dat in?

E-facturatie is het automatisch uitwisselen van facturen in de vorm van een gecodeerd bestand tussen de boekhoudsoftware van twee bedrijven.

Belangrijk: een e-factuur is géén pdf die u via e-mail verstuurt. Het gaat om een bestand in een gestructureerd formaat dat enkel gelezen kan worden door software. Deze facturen worden meestal verzonden via het Peppol-netwerk, een beveiligd Europees uitwisselingsplatform.

Waarom is elektronisch factureren verplicht?

De overheid wil met e-facturatie de btw-kloof verkleinen en de Europese interne markt versterken.
Dankzij het gebruik van gestandaardiseerde UBL-facturen (Universal Business Language) via Peppol krijgt de fiscus een nauwkeurig en real-time zicht op de verschuldigde en terug te vorderen btw.

Aangezien dit een Europees initiatief is, wordt ook factureren binnen de EU eenvoudiger. Dit brengt ons weer een stap dichter bij één digitale Europese markt.

Digitaal factureren is niet alleen gemakkelijker, het bespaart u tijd en geld.

E-facturatie: wat zijn de voordelen voor u als ondernemer?

E-facturatie is:

Geen discussie meer over het ontvangen van een factuur, eenvoudig te verwerken door uw accountant, veilig en vaak volledig automatisch met de juiste software.

U bespaart tijd én geld. En met de juiste tools is er zelfs geen handmatige tussenkomst meer nodig. Gelukkig biedt de federale overheid fiscale voordelen om deze digitale omslag te ondersteunen. Zo bijvoorbeeld:

• digitale investeringsaftrek van 20%;
• verhoogde kostenaftrek van 120% voor abonnementen op facturatiesoftware.

Overgangsmaatregelen en sancties bij aansluiting op Peppol vanaf 2026

In de eerste drie maanden van 2026 wordt een gedoogbeleid toegepast rond de aansluiting op Peppol. In deze periode worden enkel waarschuwingen gegeven, op voorwaarde dat men kan aantonen dat men actief bezig is met de aansluiting (bijvoorbeeld een offerte voor software, of een e-mail naar een bedrijfsadviseur met de vraag om het bedrijf op Peppol te registreren).

Na deze overgangsperiode zal de overheid boetes opleggen bij vaststelling van niet-aansluiting:

• bij een eerste vaststelling bedraagt de boete 1.500 euro;
• bij een tweede vaststelling wordt dit 3.000 euro;
• bij een derde vaststelling loopt de boete op tot 5.000 euro.

Tussen twee vaststellingen moet telkens een minimale periode van drie maanden zitten zodat het bedrijf tijd krijgt om de nodige stappen te ondernemen voor de aansluiting.